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Freitag, 23. November 2012

Daten sammeln mit Excel – eine Gefahr in jedem Unternehmen


Excel ist beliebt und wird in jedem Unternehmen vielfältig und häufig eingesetzt. Allerdings gibt es ein Szenario, bei dem der Einsatz von Excel gefährlich ist: Daten sammeln mit Excel.

Es gibt unzählige Möglichkeiten des Einsatzes von Excel, für die dieses Werkzeug geschaffen wurde: Berechnungen, Auswertungen, Kalkulationen, Analysen etc. Hierfür verfügt Excel über hervorragende Funktionen. Geht es aber um das Sammeln von Daten, an denen mehrere Personen arbeiten, bestehen verschiedene Gefahrenpotentiale.
Wann wird Excel zum Sammeln von Daten verwendet? Nun, die Möglichkeiten sind vielfältig. So werden Stunden aus Projekten erfasst, Aufträge, Bestellungen oder Verkaufsdaten aus dem Außendienst oder verschiedenen Niederlassungen gesammelt. Die Auflistung ließe sich beliebig verlängern.
Aber was ist gefährlich daran? Die beiden Kernprobleme sind die weitestgehend beliebige Anpassbarkeit und eine fehlende Versionierung.

Beliebige Anpassbarkeit

Diese Problemstellung ergibt sich, wenn eine Excel Vorlage zur Datensammlung an mehrere Mitarbeiter verteilt wird. Jeder, der das Excel Sheet erhält, hat meist die Möglichkeit, dieses anzupassen, sprich Spalten und Zeilen hinzuzufügen und zu löschen, ganze Blätter zu ergänzen, Formeln zu verändern usw. D.h. beim Einsammeln von Daten wird jede Menge Zeit damit verbracht, diese Anpassungen nachzuvollziehen und zu konsolidieren. Meist ergeben sich Bearbeitungsschleifen, weil die Anpassungen nicht mit der Vorgabe korrespondieren und so Informationen ergänzt oder angepasst werden müssen.

Fehlende Versionierung

Dieser Fall tritt dann auf, wenn ein Excel Sheet durch mehrere Personen nacheinander bearbeitet werden soll. Zum einen geht das Sheet per Mail auf die Reise und kann beliebig verteilt werden. Die oben bereits genannte Anpassbarkeit ist auch gegeben und die Struktur des Sheets ist am Ende nicht zwingend die, die als Ausgangslage verschickt wurde. Durch den Verteilungsprozess mit möglichen Bearbeitungsschleifen ist schnell die Situation hergestellt, bei dem die letzte, aktuelle Version gesucht wird. Schnell ist in einer hektischen Projektsituation das falsche Sheet weitergeleitet und bearbeitet worden.

Was sind die Konsequenzen? Zum einen wird immer wieder viel Zeit verbraucht, um den aktuellen Stand zu finden, die Anpassungen zu prüfen, die Daten wieder zu konsolidieren etc. Zum anderen geht die Prozess-Sicherheit verloren, d.h. sie können sich nicht sicher sein, dass der Prozess so wie sie ihn erarbeitet haben, auch abläuft.
Diese Zusammenhänge haben wir auch nochmal in einem kurzen Video zusammengefasst:

Wenn Sie sich das Video gleich angeschaut haben, kennen Sie schon eine Lösung: Ersetzen Sie die Excel-Datensammlung durch eine Web Applikation. Hier nochmals kurz die wesentlichen Vorteile:

  • Sie haben Prozess-Sicherheit, d.h. die Applikation sorgt dafür, dass die definierten Schritte eingehalten werden und Sie die gewünschten Daten erhalten. Keine Konsolidierung, kein Suchen der richtigen Daten.
  • Sie sparen jede Menge Zeit, da sie neben den Konsolidierungsarbeiten auch überflüssige Bearbeitungsschleifen vermeiden. Zudem kann mit einer Applikation gesteuert werden, dass jeder Mitarbeiter auch nur die für ihn relevanten Daten sieht und bearbeiten kann.

Vielleicht fallen Ihnen ja nun auch einige Excel Sheets in Ihrem Unternehmen ein, bei denen Sie die verschiedenen Szenarien nachvollziehen können. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.

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